Agosto, setembro ou outubro de 2012

A Associação para o Progresso das Comunicações (APC), o Instituto NUPEF, a Internet Society (ISOC) e o Registro de Endereçamentos da Internet para a América Latina e o Caribe (LACNIC) têm o prazer de anunciar a realização da quinta reunião regional preparatória para o Fórum de Governança da Internet, a ser realizada entre os meses de agosto, setembro ou outubro de 2012.

Da mesma forma que nas edições anteriores, o motivo da reunião é oferecer um espaço para o diálogo político multissetorial no qual atores de governos, setor privado, comunidade técnica, setor acadêmico e organizações da sociedade civil possam apresentar e discutir as suas perspectivas. A região tem avançado na compreensão dos desafios atuais da governança da Internet, e continuar com o debate, vai ajudar a aprofundar na identificação das prioridades regionais e ampliar a participação da região no Fórum da Governança da Internet (FGI) de 2012, a ser realizado em Baku, Azerbaijan.

Adicionalmente, o encontro pretende, como em ocasiões anteriores, informar os atores da região acerca dos assuntos e tendências do debate e discussão do FGI global. O processo de regionalização da discussão sobre a agenda apresentada pelo FGI vem tomando forma desde 2008, quando o LACNIC, APC e NUPEF convocaram à primeira reunião preparatória da América Latina e o Caribe em Montevidéu, Uruguai. A segunda reunião preparatória aconteceu no Rio, Brasil; a terceira em Quito, Equador; e a quarta em Porto de Espanha, Trinidad e Tobago, em 2011.

Para a edição 2012 desse evento, o Comitê do Programa (cuja lista de membros será ampliada no curto prazo), está à procura de uma organização para oficiar como anfitrião da quinta reunião regional preparatória do Fórum da Governança da Internet, que deverá acontecer entre os meses de agosto ou setembro.

1. Descrição do Processo

A edição prévia da reunião regional da América Latina e o Caribe preparatória do Fórum de Governança da Internet, reuniu uma média de 150 participantes e teve a duração de três dias. Desde 2011, a agenda da reunião é determinada por modalidade aberta, baseada numa consulta/ pesquisa pública. Neste ano esperamos continuar com os esforços na definição da agenda de debate através de um processo aberto de consultas públicas, com a participação da comunidade da Internet e os diferentes grupos de interesse. O Comitê do Programa é responsável de estruturar a consulta pública para a consolidação da agenda, bem como convidar palestrantes e moderadores/as.

A organização anfitriã é responsável pelos aspectos logísticos da reunião, entre os quais encontram-se o de escolher a sede, coordenar a hospedagem dos participantes nos hoteis, organizar o transporte, o catering e apoiar a divulgação do evento. Além disso, a organização anfitriã deverá preparar e manter atualizado o orçamento do evento.

O orçamento do evento é realizado ao longo de sua preparação, e o Comitê do Programa compromete-se a captar recursos. Parte do orçamento está garantido desde o início do processo, mas a quantidade total de recursos disponíveis entre todas as organizações envolvidas no evento é provisória, o que justifica a necessidade de um compromisso comum entre todas as partes para a tomada de decisões baseadas na otimização dos recursos. Conforme descrito, espera-se que a organização anfitriã fique envolvida nessa dinâmica facilitando um uso eficiente dos recursos financeiros e humanos.

2. Tarefas a serem executadas por parte da organização anfitriã

• Desenvolver um orçamento preliminar.
• Trabalhar com o Comitê do Programa na escolha da sede do evento.
• Desenvolver potenciais colaborações locais e procurar possíveis fontes locais de financiamento, celebrando contratos para esse fim.
• Estabelecer enlaces com hotéis perto da sede e negociar pacotes para a hospedagem dos participantes.
• Ajudar os/as participantes na obtenção dos vistos, preparando cartas de convite e oferecendo todas as informações necessárias para o processo de aplicação.
• Contratar serviços de catering, alugar equipamento, contratar serviços de tradução e interpretação, comprar materiais de escritório.
• Coordenar produção gráfica e impressão de materiais de divulgação.
• Supervicionar a logística antes e durante o evento.
• Apresentar uma prestação de contas detalhada sobre os gastos realizados e as atividades feitas depois do evento.

Espera-se que a organização anfitriã designe um ponto focal ou líder da equipe que possa interagir regularmente com o Comitê do Programa, participando na coordenação e planejamento regular de reuniões.

3. Requisitos

• A organização anfitriã deve estar formalmente registrada conforme as leis de algum dos países da região da América Latina e o Caribe.
• A organização anfitriã deve estar preparada para excepcionalmente gerenciar transferências diretas de recursos por parte dos patrocinadores ou doadores, para serviços contratados ou outros beneficiários –como bolsas, diárias, etc. – e em concordância com o estabelecido pelo Comitê do Programa.
• A organização anfitriã deve ter experiência comprovada em organização de eventos e trabalho com diferentes atores (governos, sociedade civil e setor privado).
• A organização anfitriã deve ter provada familiaridade com a Governança da Internet.

4. Instruções para envio de solicitações

As organizações interessadas deverão apresentar as suas candidaturas até 20 de abril de 2012, incluindo:

• Carta de manifestação de interesse e descrição das qualificações da organização ou da equipe de trabalho para realizar as tarefas envolvidas na organização do evento regional.
• O custo estimado a ser atribuído pelo Comitê do Programa para cobrir o tempo de trabalho da organização anfitriã.
• O currículo do ponto focal ou líder da equipe que vai estar envolvido no projeto.
• Website da organização e correios eletrônicos, endereços e telefones das pessoas de contato.
• Nomes e contatos de três organizações que possam fornecer referências, caso seja necessário.

As entrevistas com as organizações finalistas serão realizadas durante a semana de 23 de abril.

As propostas devem ser enviadas por correio eletrônico em formato PDF para llamados@lacigf.org